Privacyreglement van de Fotokring Heuvelrug

Algemeen
Het bestuur van de Fotokring Heuvelrug hecht veel waarde aan uw privacy en vindt het van groot belang dat de persoonsgegevens, die door de Fotokring Heuvelrug worden verzameld en verwerkt, zo goed mogelijk worden beschermd.
Fotokring Heuvelrug is verplicht om zorgvuldig en veilig, proportioneel en vertrouwelijk om te gaan met het verzamelen, bewaren en beheren van persoonsgegevens van betrokkenen.
Dit Privacyreglement is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens binnen de Foto-kring Heuvelrug.
Voor vragen over dit Reglement of als u een klacht hebt over de wijze waarop Fotokring Heuvelrug met uw gegevens omgaat kunt u contact met ons opnemen. U vindt de contactgegevens op onze website (www.fkheuvelrug.nl).

Website
De Fotokring Heuvelrug is aangesloten bij de Fotobond.
De Fotokring Heuvelrug deelt uit hoofde van een statutaire plicht persoonsgegevens met de afdeling 07 Utrecht ‘t Gooi en de Fotobond via de Fotobond-website. Het privacyreglement van de Fotobond is hierop van toepassing.
De webmaster van Fotokring Heuvelrug is verantwoordelijk voor deze website.
De website van Fotokring Heuvelrug is www.fkheuvelrug.nl
Doel van het privacyreglement
Dit privacyreglement is een verdieping van het privacybeleid, dat is vastgesteld door het bestuur van Fotokring Heuvelrug en beschrijft hoe Fotokring Heuvelrug omgaat met de privacy van betrokkenen.
Dit privacyreglement kan van tijd tot tijd worden aangepast om bijvoorbeeld in lijn te blijven met de geldende wet- en regelgeving of aanpassingen in de werkwijze van de Fotokring Heuvelrug.
Dit privacyreglement beschrijft de verwerking van persoonsgegevens door de Fotokring Heuvelrug, de doeleinden van de gegevensverwerking door de Fotokring Heuvelrug, het gebruik van ‘cookies’ op deze website en hoe u uw rechten ten aanzien van uw persoonsgegevens kunt uitoefenen.
Als u deze website bezoekt of lid bent van de Fotokring Heuvelrug, kan de vereniging gegevens van u verwerken. Dit gaat om gegevens die u invult bij een inschrijfformulier, een mail die u verstuurt via de site, gegevens over leden enz. In het kader van deze verwerkingen waarborgt en respecteert de Fotokring Heuvelrug uw privacy, onder andere door naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en het privacybeleid zoals deze door de Fotokring Heuvelrug is opgesteld. Dit houdt in dat uw persoonsgegevens slechts gebruikt worden voor zover dat verenigbaar is met de doeleinden zoals uiteengezet in dit reglement, uw persoonsgegevens door de vereniging beschermd worden en u bepaalde rechten kunt uitoefenen ten aanzien van uw persoonsgegevens.

Begrippen
In het reglement komen een aantal begrippen voor, die hieronder worden beschreven.
– De wet: de Algemene Verordening Gegevensverwerking (AVG);
– Het privacyreglement: dit reglement;
– Verantwoordelijke: Fotokring Heuvelrug;
– Beheerder: de secretaris van Fotokring Heuvelrug;
– Webmaster: de webmaster van Fotokring Heuvelrug, die de website beheert.
– Verwerker: De vereniging, die persoonsgegevens verwerkt ter uitvoering van een overeengekomen taak ten behoeve van de verantwoordelijke, zonder aan zijn rechtstreeks gezag te zijn onderworpen. Hiermee worden de afdeling 07 Utrecht ‘t Gooi en de Fotobond bedoeld, die gebruik maken van de persoonsgegevens, die door Fotokring Heuvelrug zijn gedeeld via de Fotobond ledenadministratie;
– Betrokkene: degene op wie een persoonsgegeven betrekking heeft;
– Gebruiker: De functionaris die bevoegd is persoonsgegevens in te voeren, te wijzigen en/of te verwijderen, dan wel van enigerlei uitvoer van de verwerking kennis te nemen; hiermee worden de clubsecretaris van Fotokring Heuvelrug, de afdelingssecretaris van Afd. 07 Utrecht ‘t Gooi, de ledenadministratie van de Fotobond en de Fotobond-secretaris bedoeld;
– Derden: personen en instanties buiten de Fotokring Heuvelrug;
– Persoonsgegevens: gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon;
– Verwerking van persoonsgegevens: elke handeling of geheel van handelingen bedoeld met betrekking tot persoonsgegevens, zoals het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, verspreiden, samenbrengen, met elkaar in verband brengen, alsmede het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens. Iemand, die een naam op een ledenlijst leest verwerkt dus persoonsgegevens (Artikel 4 AVG);
– Bestand: elk gestructureerd geheel van persoonsgegevens, ongeacht of dit geheel van gegevens gecentraliseerd of verspreid is op een functioneel of geografisch bepaalde wijze, dat volgens bepaalde criteria toegankelijk is en betrekking heeft op verschillende personen;
– Leden: Hiermee worden de leden van de Fotokring Heuvelrug bedoeld;
– Datalek: Een inbreuk op de beveiliging die per ongeluk of op onrechtmatige wijze leidt tot – of waarbij redelijkerwijs niet uit te sluiten valt dat die kan leiden tot – de vernietiging, het verlies, de wij-ziging of de ongeoorloofde verstrekking van of de ongeoorloofde toegang tot persoonsgegevens.
– Fotobond-ledenadministratie. De toepassing op de Fotobond-website en afdelingswebsites, waarmee de persoonsgegevens van de leden worden Verwerkt.

Doeleinden
De Fotokring Heuvelrug verzamelt of gebruikt uw persoonsgegevens alleen voor de doeleinden, die worden beschreven in dit Privacyreglement. (Artikel 5 AVG)
Dit zijn:
– Activiteiten die, gelet op de doelstelling van de Fotokring Heuvelrug gebruikelijk zijn, zoals inschrij-ving voor cursussen en wedstrijden;
– Betrokkenen van de juiste contactinformatie voorzien wanneer het gaat om deelname aan of orga-nisatie van activiteiten, die plaatsvinden binnen de Fotokring Heuvelrug.
– Betrokkenen toegang geven tot bepaalde afgeschermde informatie op de website van Fotokring Heuvelrug.
– Het berekenen, vastleggen en innen van contributies en giften, alsmede andere activiteiten van in-tern beheer;
– Het verzenden van informatie aan betrokkenen over activiteiten en diensten van de Fotokring Heu-velrug en daarmee samenhangende marketingactiviteiten door de Fotokring Heuvelrug, bijvoorbeeld door middel van nieuwsbrieven en het versturen van bevestigingen bij inschrijving voor activiteiten;
– Het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van controle van de boekhouding.
– Het beschikbaar stellen aan de leden van een ledenlijst en lijsten van functionarissen, zoals com-missies enz.

Rechtmatige grondslag
De Fotokring Heuvelrug verwerkt alleen persoonsgegevens indien hiervoor één van de volgende grondslagen van toepassing is: (Artikel 6 AVG)
– Om een verplichting na te komen die in de wet staat;
– Voor de uitvoering van een overeenkomst waar de betrokkene onderdeel van was;
– Om een ernstige bedreiging voor de gezondheid van de betrokkene te bestrijden;
– Voor de goede vervulling van de taak, die Fotokring Heuvelrug vervult;
– Wanneer de betrokkene toestemming heeft gegeven voor een specifieke verwerking.
Dat laatste is doorgaans het geval, maar als bijvoorbeeld iemand tijdens een evenement medische hulp nodig heeft kan het nodig zijn persoonsgegevens te verstrekken.
Wijze van verwerking
De verwerking van persoonsgegevens is alleen toegestaan als dit in overeenstemming is met de Wet en op een zorgvuldige wijze gebeurt.
Persoonsgegevens van leden worden uitsluitend verkregen van de betrokkene zelf. Betrokkene wordt voorafgaand aan de eerste verwerking van diens persoonsgegevens op de hoogte gesteld van die verwerking en het bestaan en opvraagbaarheid van de ter zake geldende regels.
Het nieuwe lid verleent vooraf, vrijelijk, specifiek, geïnformeerd en ondubbelzinnig toestemming voor de verwerking van persoonsgegevens.
Persoonsgegevens worden slechts verwerkt voor zover zij, gelet op de eerdergenoemde doeleinden, toereikend, ter zake dienend en niet bovenmatig zijn.
Gegevens over deelname aan activiteiten worden niet langer bewaard dan nodig is voor die activiteit.

Persoonsgegevens
De Fotokring Heuvelrug verwerkt slechts de gegevens van de volgende personen:
– Leden van Fotokring Heuvelrug;
– Personen die de Fotokring Heuvelrug om informatie of documentatie hebben verzocht;
– Personen met wie de Heuvelrug een zakelijke of financiële relatie onderhoudt.
Leden worden geregistreerd via de Fotobond-website door het lid en/of de ledenadministratie, hierna te noemen gebruiker. Hiervoor geldt het Fotobond privacyreglement.
In sommige gevallen vindt de verwerking plaats via het secretariaat van Fotokring Heuvelrug.
De gebruiker voert de volgende verplichte gegevens in op de website van de Fotobond:
– Gebruikersnaam
– Wachtwoord
– Voornaam
– Achternaam
– E-mailadres
Aan de gegevens worden vervolgens een lidnummer, de datum van registratie, de club en afdeling toegevoegd.
– Ingang lidmaatschap
– Einde lidmaatschap
– Lidnummer
– Club
– Afdeling
– Geboortejaar
– Geslacht
– Adres
– Postcode
– Woonplaats
– Telefoonnummer
– Website
– Pasfoto of avatar
– Wedstrijdfoto’s / filmpjes
– Winnende foto’s / filmpjes
Door de gebruiker kunnen aan deze gegevens nog worden toegevoegd:
– Bondsonderscheidingen
– Bijzonderheden over het lidmaatschap / rol binnen de organisatie
– Jurylid
– Rankingpunten
– Prestatieonderscheidingen
– Contributie plichtig
– Actief
Het lid krijgt een bevestiging via e-mail en kan daarna inloggen op de Fotobondwebsite. Op de Foto-bondwebsite kan hij – voor zover de website daarop is ingesteld – in zijn profiel al deze gegevens toevoegen, verwijderen of wijzigen, behalve lidnummer, club en afdeling. Zie hiervoor het Fotobond privacyreglement.
De Persoonsgegevens van het lid worden binnen 6 maanden uit de Fotobond-ledenadministratie verwijderd wanneer het lidmaatschap van de Fotokring Heuvelrug is beëindigd. Indien de werkzaamheden van de betrokkene ten behoeve van de Fotokring Heuvelrug zijn beëindigd of de transactie met de Fotokring Heuvelrug is afgehandeld worden gegevens niet langer dan twee jaar bewaard, tenzij de persoonsgegevens noodzakelijk zijn ter voldoening aan een wettelijke bewaarplicht.
Verwijderde gegevens worden vernietigd, tenzij deze nodig zijn voor historisch onderzoek of archivering. In dat geval worden passende maatregelen getroffen om te verzekeren dat de desbetreffende gegevens uitsluitend geanonimiseerd worden verstrekt en uitsluitend voor dat doel worden gebruikt.
Toegang tot en verstrekking van persoonsgegevens
De Fotokring Heuvelrug verstrekt geen persoonsgegevens aan derden met uitzondering van de afdeling 07 Utrecht ‘t Gooi en de Fotobond. Periodiek worden lidnummer, naam, club, en afdeling door de Fotobond gedeeld met een derde partij voor het vervaardigen van lidmaatschapskaarten.
Afhankelijk van de toegekende permissies hebben de leden mogelijk toegang tot persoonsgegevens van leden, die een functie vervullen binnen de vereniging.
De gebruikers die toegang hebben tot (een deel van) de persoonsgegevens zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennisnemen.
Persoonsgegevens van betrokkenen worden uitsluitend verstrekt aan leden van de Fotobond, in het kader van verenigingsactiviteiten en voor zover deze in overeenstemming zijn met de eerdergenoemde doeleinden.

Beveiliging
De Fotobond draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen in de Fotobond ledenadministratie, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
De Fotokring Heuvelrug draagt zorg voor de nodige voorzieningen van fysieke, technische en organisatorische aard ter beveiliging van de persoonsgegevens, die zijn opgeslagen bij het secretariaat van Fotokring Heuvelrug en de website, tegen verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking.
Inloggegevens worden via een versleutelde verbinding verzonden over het internet.
Rechten van betrokkenen
De betrokkene heeft de volgende rechten:
• Recht op informatie: Betrokkenen hebben het recht om aan de Fotokring Heuvelrug te vragen of zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Inzagerecht: Betrokkenen hebben de mogelijkheid om te controleren of, en op welke manier, zijn/haar persoonsgegevens worden verwerkt.
• Correctierecht: Als duidelijk wordt dat de persoonsgegevens niet kloppen, kan de betrokkene een verzoek indienen bij de Fotokring Heuvelrug om dit te corrigeren. Leden hebben toegang tot de eigen persoonsgegevens na inloggen op de Fotobond-website, waar zij gegevens kunnen wijzigen en verwijderen.
• Recht van verzet: Betrokkenen hebben het recht aan de Fotokring Heuvelrug te vragen om hun persoonsgegevens niet meer te gebruiken.
• Recht om vergeten te worden: In gevallen waar de betrokkene toestemming heeft gegeven om persoonsgegevens te verwerken, heeft de betrokkene het recht om de persoonsgegevens te (laten) verwijderen.
• Recht op bezwaar: Betrokkenen hebben het recht om bezwaar aan te maken tegen de verwerking van zijn/haar persoonsgegevens. De Fotokring Heuvelrug zal hieraan voldoen, tenzij er gerechtvaardigde gronden zijn voor de verwerking.
Website van Fotokring Heuvelrug
De website bevat foto- en videomateriaal en teksten over evenementen, die Fotokring Heuvelrug heeft georganiseerd. Dit kan bestaan uit uitslagen van wedstrijden, gehuldigde personen enz. De Fotokring Heuvelrug maakt deze gegevens niet openbaar zonder toestemming van de betrokkene. Deze informatie wordt zonder toestemming alleen gedeeld met de leden van de Fotokring Heuvelrug en zijn alleen bereikbaar na inloggen.

Cookies
De websites van de Fotobond en de afdelingen gebruiken functionele cookies voor het inloggen op het ledengedeelte. Dit dient uitsluitend voor het bewaren van sessiegegevens. Zonder deze cookie werkt het inloggen niet. Het cookiebeleid valt onder het privacyreglement van de Fotobond.
Ook op de website van Fotokring Heuvelrug worden cookies gebruikt.
De overige cookies kunnen met een adblocker of browserinstellingen zonder problemen voor de werking van de website worden geblokkeerd. Dit zijn cookies van social mediawebsites. Op het gebruik van social mediawebsites zijn de betreffende voorwaarden van die social mediadienst van toepassing. Het Privacyreglement van de Fotokring Heuvelrug is uitdrukkelijk niet van toepassing op het gebruik van dergelijke social mediadiensten.
De social media cookies zijn:
– Door te klikken op de Facebook button wordt een trackingcookie geplaatst.
– Google plaatst een googleapis cookie.
– YouTube plaatst diverse cookies. De website van de Fotokring Heuvelrug kan video’s bevatten, die via YouTube worden afgespeeld. Meer informatie over het privacybeleid van YouTube vind je op de YouTube website.

Private logging
Wanneer u een webformulier invult worden enkele gegevens automatisch vastgelegd. Dit zijn de da-tum en tijd van vastlegging en kan ook het IP-adres zijn. Het beleid is het IP-adres niet vast te leggen.
Indien een gebruiker inlogt wordt de datum en tijd van inloggen vastgelegd. Alleen het laatste mo-ment van inloggen blijft bewaard.
Links naar websites van derden
Op de website van Fotokring Heuvelrug zijn links naar websites van derden te vinden, zoals andere fotoclubs en bedrijven. Bezoekers worden na het aanklikken van voornoemde links doorgeleid naar de website van de betreffende derde. Op het gebruik van dergelijke websites is het privacyreglement van de betreffende derde van toepassing. De gebruiker van de website dient het privacyreglement van deze derde te lezen om inzicht te verwerven in hoe deze partij omgaat met zijn persoonsgegevens. De Fotokring Heuvelrug is niet aansprakelijk voor de informatie die door derden wordt verstrekt, verwerkt, of verzameld tijdens het bezoeken van dergelijke websites.

Datalek
Er is sprake van een datalek, ofwel een inbreuk in verband met persoonsgegevens, als persoonsgegevens in handen vallen van derden die geen toegang tot die gegevens zouden mogen hebben.
Dit wordt gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens indien het waarschijnlijk is dat de inbreuk een hoog risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van natuurlijke personen (artikel 33 AVG).
De Webmaster zorgt voor een goed toegangsbeheer. Bewaarde bestanden bij de secretaris en andere functionarissen van Fotokring Heuvelrug worden afdoende beveiligd.

Slotbepalingen
In gevallen waarin het Privacyreglement niet voorziet beslist het bestuur van de Fotokring Heuvelrug.
Wijzigingen in doel van de verwerking en in soort van inhoud, gebruik en wijze van verkrijging van de persoonsgegevens dienen te leiden tot wijziging van dit Privacyreglement.
Wijzigingen en aanvullingen van het Privacyreglement worden door de Algemene Ledenvergadering vastgesteld.
Dit Privacyreglement is goedgekeurd op de Algemene Ledenvergadering van <DatumGoedkeuring> en is in werking getreden op <DatumInWerking>.